KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

EFELER POLİMER SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

1. AMAÇ

İşbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Efeler Polimer Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi (“Şirketimiz” veya “Efeler Polimer”) tarafından işlenen ve saklanan kişisel verilerin saklanması ve sonrasında silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

2. KAPSAM

İşbu Politika, aşağıdaki kişilere ait edindiğimiz kişisel verileri saklanması ve imhası faaliyetlerimizi kapsamaktadır:

• Şirketimizin çalışanları, çalışan adayları, stajyerleri, eski çalışanları ve bu kişilerin aile yakınları,
• Şirket temsilcisi, vekilleri ve hissedarları,
• İş ortaklarımızın çalışanı, temsilcisi ve vekili,
• Müşterilerimiz, müşterilerimizin çalışanları ve yetkilileri
• Potansiyel müşterilerimiz,
• Kamu/özel kurum ve kuruluşu çalışanları,
• Hukuken yetkili kişiler,
• Ziyaretçilerimiz,
• Diğer üçüncü kişiler.

İşbu Politika elektronik, fiziki ve diğer ortamlar üzerinden edindiğimiz ve elektronik, fiziki veya benzeri ortamda sakladığımız tüm kişisel verileri kapsayacaktır.

3. YETKİ VE SORUMLULUKLAR

Şirket Yönetimi: Kişisel verilerin saklama süresine uygunluğunu ve periyodik imha işleminin koordinasyonunu sağlamak ve yönetmekten sorumludur.

Bilgi Teknolojileri Departmanı Sorumlusu: Elektronik ortamdaki kişisel verilerin imhasını yürütmekten sorumludur.

İdari İşler Departmanı Sorumlusu: Fiziki ortamdaki kişisel verilerin imhasını yürütme ve görevlerine uygun olarak işbu Politika’nın yürütülmesinden sorumludur.

4. TANIMLAR VE KISALTMALAR

5. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMAYI VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLER VE SÜRELERİ

Efeler Polimer olarak hizmetlerimizi sunarken işlediğimiz kişisel verileri, Kanun, Yönetmelik ve ilgili mevzuata uygun olarak yasal ve makul süreler boyunca saklamakta ve bu sürelerin geçmesiyle beraber imha etmekteyiz.

5.1 Kişisel Verileri Saklamayı Gerektiren Sebepler

5.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

Efeler Polimer’in faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler aşağıda belirtilenlerle sınırlı olmamak üzere;

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
• 5651 sayılı Internet Ortaminda Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
• 4857 sayılı İş Kanunu,
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,
• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu,
• İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
• İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimlerinin Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmelik,
• Toplu İnternet Hizmeti Kullanımı Sağlayıcıları Hakkındaki Yönetmelik,
• Ticari Elektronik İletiler ve Ticari İletişim Hakkında Yönetmelik,
• Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler

çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

Efeler Polimer, Kanun’nun 5.ve 6. maddelerinde yer alan işleme şartları doğrultusunda, kişisel verilerin işlenmesini ve saklanmasını gerektiren sebeplerin bulunması halinde kişisel verileri saklamaktadır. Efeler Polimer’in işleme şartları doğrultusunda yürüttüğü saklama faaliyetleri aşağıda örneklerle açıklanmaktadır.

5.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Efeler Polimer, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.

• İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.
• Ticari faaliyetleri yürütmek.
• Pazarlama faaliyetlerini yürütmek.
• Kurumsal iletişimi sağlamak.
• Kurum güvenliğini sağlamak.
• İleride yaşanabilecek hukuki uyuşmazlıklara karşı Efeler Polimer’in cevap verebilmesini sağlamak ve delil oluşturmak.
• İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek.
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
• Efeler Polimer ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak.
• Veri güvenliğinin sağlanması faaliyetlerini yürütmek.

5.1.3 Kişisel Verileri İmha Etmeyi Gerektiren Sebepler

Efeler Polimer, aşağıdaki hallerde, kişisel verileri silmek, yok etmek veya anonim hale getirmekle yükümlü olacaktır. Efeler Polimer bu imha faaliyetini bu sürelerin bitmesini takip eden ilk periyodik imha işleminde gerçekleştirebilecektir.

Aşağıdaki durumlarda, Efeler Polimer tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir;

• Efeler Polimer’in kişisel verileri işlemek için meşru bir amacının bulunmaması,
• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
• Kanun‘un 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,
• Efeler Polimer’in, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanun‘da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; ilgili kişinin Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

5.2 Saklama ve İmha Süreleri

İşbu Bölüm’de belirlenen şartlar kapsamında, kişisel verileri saklama ve imha sürelerini içeren Saklama ve İmha Süreleri Tablosu (Ek-2) oluşturulmuştur. Efeler Polimer, bu saklama ve imha sürelerine uygun olarak kişisel verileri saklayacak ve imha edecektir.

Efeler Polimer, periyodik imha süresini 6 (altı) ay olarak belirlemiştir. Bu kapsamda Efeler Polimer 6 ayda bir saklanan kişisel verileri değerlendirmekte ve belirtilen saklama süresi sona eren kişisel verileri imha etmektedir. Bu sürenin sona ermesinden sonra saklama süresi dolan veriler bir sonraki ilk periyodik imha döneminde imha edilecektir.

Örnek olarak Efeler Polimer, 12 Kasım 2023 tarihinde iş başvurusu yapan çalışan adayının kayıtlarını makul süre olarak belirlediği 1 yıl boyunca tutabilecektir. 12 Kasım 2024 tarihinde bu sürenin sona ermesiyle beraber, Efeler Polimer gerçekleştireceği ilk periyodik imha işleminde bu bilgileri imha etmekle yükümlüdür. Bu kapsamda, son periyodik imha işlemi, 10 Ekim 2024’te gerçekleştirilmişse, bu bilgiler en geç altı ay sonra, 10 Nisan 2025’te imha edilmelidir.

6. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA ORTAMI

6.1 Elektronik Olmayan Ortam

Kişisel veriler kağıt, form, belge, sözleşme veya herhangi bir basılı varlık olarak elektronik olmayan ortamda saklanabilecektir. Aşağıda, basılı varlıkların saklandığı ortamlar belirtilmiştir.

• Efeler Polimer ofislerinde bulunan kilitli dolaplar,
• Efeler Polimer ofislerinde bulunan panolar,
• Efeler Polimer ofislerinde bulunan arşiv odası,
• Efeler Polimer ofislerinde bulunan çekmeceler ve klasörler.

Bu kapsamda elektronik ortamdan elde ettiğimiz ancak sonrasında çıktısını alarak veya kağıt, form veya belgede yazarak sakladığımız tüm kişisel verilerin de fiziki ortamda saklandığı kabul edilmiştir.

6.2 Elektronik Ortam

Kişisel veriler aşağıdaki elektronik ortamda saklanmaktadır;

• Masaüstü ve dizüstü bilgisayarlar,
• Mobil cihazlar,
• E-posta sunucuları,
• Bulut ortamı,
• Yazılımlar ve bağlı olduğu veritabanları,
• Taşınabilir medya (USB Bellek, CD ve DVD vb.),
• Ağ üzerinde veri saklanması için kullanılan disk sürücüleri.

7. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINA İLİŞKİN TEDBİRLER

Efeler Polimer, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanmasını saklamak, hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemekle yükümlüdür. Bu yükümlülük çerçevesinde Efeler Polimer tarafından alınan idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

7.1 İdari Tedbirler

• Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
• Çalışanlara, kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması, hukuka aykırı olarak açıklanmaması ve paylaşılmamasına ilişkin gerekli eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
• Efeler Polimer tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlardan gizlilik taahhüdü alınmakta ve spesifik faaliyetlere ilişkin gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır. İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği ve disiplin hükümleri içermektedir.
• Üçüncü taraflarla imzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
• Kişisel veri güvenliğine ilişkin şirket içi prosedürlere, politikalara ve talimatlara uymayan çalışanlara karşı disiplin prosedürü uygulanmaktadır.
• Kişisel veri işlemeye başlamadan önce, Efeler Polimer tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
• Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmaktadır ve veri işleme süreçlerindeki değişiklikler güncellenmektedir.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmektedir. Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürlerine uyumun takibi yapılmaktadır.
• Kurum içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
• Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği raporlanmaktadır.
• Kişisel verilerin kullanımı iş amaçları doğrultusunda mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
• Kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin işlenmesi, korunması ve güvenliğine ilişkin sözleşmeler imzalanmakta veya mevcut sözleşmeye buna ilişkin hükümler eklenmektedir.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır ve bu kapsamda imzalanan sözleşmelere koruyucu hükümler getirilmiştir.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Efeler Polimer’in karşılaşabileceği riskler ve halihazırda mevcut olan riskler belirlenmiş ve önlemler alınmıştır.
• Efeler Polimer bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri iş birimleri özelinde analiz edilerek, iş birimlerinin yalnızca faaliyetlerini gerçekleştirme amacıyla kişisel veri işlemesi sağlanmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik ayrı politika belirlenmiştir.
• Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır.

7.2 Teknik Tedbirler

• Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek saklanmakta ve aktarılması gerekirse şifrelenerek aktarılmaktadır.
• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır ve ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
• Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır. Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
• Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
• Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır ve çözüme ilişkin derhal aksiyom alınmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
• Özel nitelikli kişisel veriler için güvenli şifreleme / kriptografik anahtarlar kullanılmakta ve farklı birimlerce yönetilmektedir.
• Sızma testi uygulanmaktadır.
• Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
• Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır ve testler yapılmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi ve veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
• Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
• Teknik güvenlikle ilgili olarak uzman dış kaynaklardan danışmanlıklar alınmaktadır.

8. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE İLİŞKİN TEDBİRLER

8.1 İmha İşlemleri

8.1.1 Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir. Efeler Polimer, bunun için kullanıcı seviyesinde erişim yetki ve kontrol matrisi oluşturur ve bunu bir politika çerçevesinde uygulamaya alır. Veri tabanında silme işleminin gerçekleştirilmesi için gerekli tedbirleri alır.

8.1.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.

8.1.3 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade etmektedir.

8.2 Kullanılacak İmha Teknikleri

Efeler Polimer, kişisel verileri Kurumun yayınladığı Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi Rehberi’ne uygun olarak imha edecektir. Aşağıda Efeler Polimer’in uygulayacağı imha tekniklerinden birkaçı örnek olarak verilmiştir.

8.2.1 Silme Teknikleri

Silme Komutu ile Silme: Elektronik veri ortamında bulunan silme komutuyla kişisel verilerin silinmesidir. Silinen veriler hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanamaz hale gelecektir. Yazılım Aracılığıyla Silme: Güvenli bir silme işlemenin sağlanması için kişisel verilerin uygun bir yazılım ile silinmesidir.

8.2.2 Yok Etme Teknikleri

De-manyetize Etme: Manyetik medyanın özel bir cihazdan geçirilerek gayet yüksek değerde bir manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir.

Fiziksel Yok Etme: Optik medya ve manyetik medyanın fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Üzerine Yazma: Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazarak eski verinin kurtarılmasının önüne geçilmesi işlemidir. Bu işlem, özel yazılımlar kullanılarak yapılmaktadır.

8.2.3 Anonim Hale Getirme Teknikleri

Maskeleme: Kişisel verilerin kapatılması, üzerinin çizilmesi, yıldızlanması, elektronik olarak çıkartılması ve buna benzer yöntemlerdir. Örneğin Ahmet Yıldırım yerine A***** **Y*** veya ismin üzerini yıldızlanabilecektir.

Genelleştirme: İlgili kişisel veriyi, özel bir değerden daha genel bir değere çevirme işlemidir.

9. REFERANSLAR VE DAYANAK

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

EK-1 KİŞİ GRUPLARI

EK-2 SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU

Aşağıda yer alan tablodaki süreçlere ilişkin saklama süreleri, işbu Politika’nın yürürlüğe girdiği tarihteki mevzuat esas alınarak belirlenmiştir. Söz konusu süreler, ilgili kişi tarafından dava açılması halinde kesintiye uğrayacak ve davaya konu kişisel veriler en az dava kesinleşene kadar bir hakkın korunması hukuki sebebine dayanarak saklanacaktır.